Ratgeber
Kaltakquise am Telefon: Gesprächsleitfaden in 6 Bausteinen
Gesprächsleitfaden für Kaltakquise am Telefon: 6 Bausteine vom Einstieg bis zur Notiz, Beispielgespräch und die rechtliche Frage vorab, sachlich erklärt.
Stand:
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wie sieht ein Gesprächsleitfaden für die Kaltakquise am Telefon aus? | Ein guter Leitfaden hat 6 Bausteine: Anlass, erste Frage, Zuhören, Brücke, Termin und Notiz. Sein Ziel ist der nächste Schritt. |
| Ist Kaltakquise am Telefon erlaubt? | Nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG braucht Telefonwerbung bei Verbrauchern vorherige ausdrückliche Einwilligung, bei Betrieben mindestens die mutmaßliche. Das ersetzt keine Rechtsberatung. |
Zuerst die Frage: Darfst du diese Nummer anrufen?
Ein Leitfaden hilft dir nur, wenn der Anruf zulässig ist. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG gilt Telefonwerbung ohne die nötige Einwilligung als unzumutbare Belästigung.
Für dich heißt das: Bei Privatpersonen brauchst du vorher die ausdrückliche Zustimmung. Bei Betrieben und Selbstständigen kommt es auf die mutmaßliche Einwilligung an, und die hängt vom Einzelfall ab, zum Beispiel davon, ob dein Angebot zur Tätigkeit des Betriebs passt.
Hol dir im Zweifel vorher fachlichen Rat. Das ersetzt keine Rechtsberatung. Alles Weitere in diesem Leitfaden gilt für Gespräche, die du führen darfst.
Vorbereitung: 5 Minuten, die dir Ruhe geben
Wer ohne Vorbereitung wählt, klingt nach Zufall. 5 Minuten reichen, damit du im Gespräch ruhig bleibst.
- Das Ziel: Ein Termin von 20 Minuten oder eine Zusage für ein zweites Gespräch. Der Abschluss folgt im Termin.
- 3 Infos über den Angerufenen: Was macht der Betrieb, wie groß ist er, was steht aktuell auf seiner Website? Mehr brauchst du nicht.
- Der Name: Schreib ihn auf und sprich ihn einmal laut. Ein falscher Name kostet dich die ersten 5 Sekunden.
- Der Einstieg: Die ersten 2 Sätze stehen aufgeschrieben vor dir. Du sprichst sie frei, aber du hast Halt.
- 2 freie Termine: Du suchst sie vorher aus dem Kalender. Dann musst du am Telefon nicht blättern.
Die Methode: Der Leitfaden in 6 Bausteinen
Der Leitfaden ist eine Reihenfolge, die du frei sprichst. Jeder Baustein hat ein Ziel und einen Beispielsatz. Die Sätze formulierst du in deinen Worten.
| Baustein | Ziel | Beispielsatz | Dauer |
|---|---|---|---|
| 1 Anlass | Der andere weiß, wer anruft und warum | „Guten Tag Frau [Nachname], hier ist [Name] von [Firma]. Ich rufe an, weil Sie auf Ihrer Website ein neues Angebot erwähnen, und ich habe dazu eine Idee.“ | 20 Sekunden |
| 2 Erste Frage | Er redet, nicht du | „Wie läuft das bei Ihnen aktuell?“ | 10 Sekunden |
| 3 Zuhören | Du hörst den echten Bedarf | Eine Nachfrage zu einem Detail, das er genannt hat. Zwei Stichworte notieren. | 1 bis 2 Minuten |
| 4 Brücke | Sein Problem verbindet sich mit deinem Angebot | „Das klingt, als wäre Ihnen vor allem [sein Punkt] wichtig. Dazu kann ich Ihnen etwas zeigen.“ | 20 Sekunden |
| 5 Termin | Ein konkreter nächster Schritt | „Ich zeige Ihnen das in 20 Minuten an Ihrem Beispiel. Ich habe Dienstag um 9 Uhr und Mittwoch um 15 Uhr frei. Welcher Termin liegt Ihnen näher?“ | 30 Sekunden |
| 6 Notiz | Du vergisst nichts | 3 Zeilen direkt nach dem Auflegen: was er gesagt hat, was vereinbart ist, was du schickst. | 1 Minute |
Beispiel: Ein Anruf in der Steuerkanzlei
Beispiel, ausgedacht. Du bietest ein Mandantenportal an, über das Mandanten Belege mit dem Handy fotografieren und hochladen.
- Du: „Guten Tag Frau [Nachname], hier ist [Name] von [Firma]. Ihre Kanzlei erwähnt auf der Website ein digitales Belegsystem, deshalb rufe ich an. Wie kommen die Belege Ihrer Mandanten heute bei Ihnen an?“
- Kundin: „Per Mail, per Post, manche bringen den Ordner vorbei.“
- Du: „Wie viel Zeit geht bei Ihnen in der Woche für das Sortieren drauf?“
- Kundin: „Gut 1 Tag, ehrlich gesagt.“
- Du: „1 Tag pro Woche für Sortieren. Bei uns fotografieren Mandanten den Beleg, und er landet sortiert bei Ihnen. Ich zeige Ihnen das in 20 Minuten an Ihren eigenen Unterlagen. Ich habe Dienstag um 9 Uhr und Mittwoch um 15 Uhr frei. Welcher Termin liegt Ihnen näher?“
Was im Beispielanruf passiert
Du sprichst in den ersten 2 Minuten kaum über dein Produkt. Du stellst 2 Fragen, hörst zu und wiederholst eine Zahl, die die Kundin selbst genannt hat. Das Angebot kommt erst, als es zu etwas passt, das die Kundin gesagt hat.
Der Termin steht am Ende des Anrufs, mit 2 konkreten Zeiten zur Auswahl. Dafür hast du die 2 freien Termine in der Vorbereitung herausgesucht.
Tipps für die ersten 20 Sekunden bei der Kaltakquise am Telefon
- Nenne den Anlass in Satz 1. Ein echter Bezug zu seinem Betrieb schlägt jede allgemeine Begrüßung.
- Sprich langsamer, als du es gewohnt bist. Am Telefon wirkt dein Tempo schneller, als es ist.
- Steh beim Anruf auf. Deine Stimme klingt fester, und du bleibst im Gespräch.
- Frag zuerst, bevor du erklärst. Ein Produktvortrag in den ersten 30 Sekunden lässt ihn innerlich abschalten.
- Ruf in Blöcken von 25 Minuten an, Handy daneben auf lautlos. Dein Rhythmus bleibt, und du verlierst keine Zeit mit Umschalten.
Sekretariat und Mailbox: Was du dort sagst
Nicht jeder Anruf landet beim Entscheider. Zwei Situationen kommen ständig vor, und für beide hilft ein fester Satz. Notiere jeden Versuch mit Datum. So siehst du nach einer Woche, wann du Menschen erreichst, und legst deine Blöcke auf diese Zeiten.
- Sekretariat: Nenne deinen Namen, den Anlass in 1 Satz und frag nach der zuständigen Person. „Ich rufe wegen der Belegerfassung an. Wer ist bei Ihnen dafür zuständig?“ Sei freundlich und kurz. Die Person am Empfang ist deine Verbündete, wenn sie sich ernst genommen fühlt.
- Mailbox: Sprich 15 bis 20 Sekunden. Name, Firma, Anlass, deine Nummer langsam gesprochen. Sag, wann du es noch einmal versuchst, zum Beispiel am Mittwoch um 10 Uhr. Dann hat dein Anruf einen Rahmen.
Nach dem Anruf: Notiz und nächster Schritt
Direkt nach dem Auflegen schreibst du 3 Zeilen: was er gesagt hat, was vereinbart ist und was du ihm schickst. Das dauert 1 Minute. Danach rufst du den nächsten an.
Bei einem vereinbarten Termin schickst du noch am selben Tag eine kurze Bestätigung mit Datum und Uhrzeit. Das gibt dem Gespräch einen Anker, und er weiß, was ihn erwartet.
Der Anruf bringt den Termin. Alles, was nicht zum Termin führt, gehört in das Gespräch danach.
Häufige Fragen
Wie schreibe ich einen Gesprächsleitfaden für Kaltakquise am Telefon?
Lege 6 Bausteine fest: Anlass, erste Frage, Zuhören, Brücke, Termin, Notiz. Schreib zu jedem 1 Satz in deinen eigenen Worten und übe sie laut.
Wie lange soll ein Kaltakquise-Anruf dauern?
Plane 3 bis 5 Minuten. Das Ziel ist ein Termin.
Was sage ich in den ersten Sekunden am Telefon?
Name, Firma und ein konkreter Anlass in 2 Sätzen. Danach kommt sofort eine Frage an ihn.
Ist Kaltakquise am Telefon bei Privatpersonen erlaubt?
Nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG braucht Werbung per Telefon gegenüber Verbrauchern deren vorherige ausdrückliche Einwilligung. Das ersetzt keine Rechtsberatung.
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