Beste Zeit für Telefonakquise: Dein Zeitfenster statt Mythos

Was du über die beste Uhrzeit liest und warum du es prüfen solltest

Im Netz stehen feste Zeiten, meist ein Tag in der Wochenmitte und ein Fenster am Vormittag. Eine Quelle, die erklärt, wie die Zahlen entstanden sind, findest du selten. Ob so eine Aussage für dich gilt, hängt davon ab, wen du anrufst, in welcher Region und mit welchem Anliegen. Hier steht deshalb keine Zahl aus einer Studie, weil wir keine gefunden haben, die für dein Gespräch passt.

Ein Bild dazu: Eine Gärtnerei ist um 7 Uhr in vollem Betrieb, eine Kanzlei fängt um 9 Uhr gerade erst an. Beide haben ihre Stoßzeit zu anderen Uhrzeiten. Du fragst deshalb nicht, wann die beste Zeit ist, sondern: Wann hat dieser Mensch einen Moment für mich?

Startannahmen je Zielgruppe

Die Tabelle gibt dir Startpunkte zum Testen. Es sind Annahmen aus dem Alltag der Branchen, keine Messwerte. Dein Protokoll zeigt dir nach 2 Wochen, welche stimmen.

Und bei Privatpersonen?

Wann du wen zu Werbezwecken überhaupt anrufen darfst, steht unter Kaltakquise: was erlaubt ist. Erst wenn das geklärt ist, stellt sich die Frage nach dem Zeitfenster. Bei Menschen, die dich um einen Rückruf gebeten haben, gilt ihre Zeit und sonst nichts.

Die Methode: das 2-Wochen-Wahlprotokoll

Du brauchst eine Tabelle mit 5 Spalten und 2 Wochen Geduld. Jeder Anruf bekommt eine Zeile.

• Spalten anlegen: Datum, Uhrzeit, Zielgruppe, Ergebnis (nicht erreicht, erreicht, Gespräch, Termin) und eine Spalte für Auffälliges.
• Fenster festlegen: Teile den Tag in Fenster zu je 90 Minuten und verteile deine Anrufe gleichmäßig darauf.
• Anrufe eintragen: Schreib jeden Versuch direkt nach dem Anruf auf, auch die, bei denen niemand abnimmt.
• Erreichbarkeit rechnen: Teile je Fenster die erreichten Personen durch die gewählten Nummern.
• Gespräche zählen: Rechne dasselbe für Gespräche, die länger als 2 Minuten dauerten, und für Termine.
• Fenster wählen: Nimm für die nächsten 2 Wochen das Fenster mit den meisten Gesprächen, nicht das mit den meisten Abnehmern.

Ein Fenster, in dem alle abnehmen und nach 20 Sekunden auflegen, nützt dir nichts. Die Zahl, die du verbessern willst, sind die Termine pro Stunde, die du am Telefon sitzt. Als Faustregel brauchst du etwa 20 Anrufe je Fenster, bevor du zwei Fenster vergleichst. Das ist keine Statistik, es schützt dich nur vor Schlüssen aus 3 Anrufen.

Rechenbeispiel mit ausgedachten Zahlen

Alex ruft Gärtnereien an und testet 2 Fenster, 7:00 bis 8:30 Uhr und 14:00 bis 15:30 Uhr. Die Zahlen sind ausgedacht und zeigen nur, wie du rechnest.

Frühes Fenster: 24 Anrufe, 14 erreicht, 6 Gespräche. Nachmittagsfenster: 24 Anrufe, 7 erreicht, 2 Gespräche. Im frühen Fenster hat Alex also doppelt so viele Menschen erreicht und 3 Mal so viele Gespräche geführt. Alex verschiebt seinen Block für die nächsten 2 Wochen auf den frühen Morgen und prüft, ob es bleibt.

Gesprächsbeispiel aus dem frühen Fenster. Kunde: „Gärtnerei, guten Morgen.“ Alex: „Guten Morgen, Alex hier. Ich rufe wegen Versandkartons für Ihre Pflanzenlieferungen an. Sind Sie derjenige, der den Versand regelt?“ Kunde: „Der bin ich. Aber Sie erwischen mich beim Gießen, nehmen Sie sich nicht mehr als 2 Minuten.“ Alex: „2 Minuten reichen. Wie verpacken Sie Ihre Pflanzen heute für den Versand?“

Die Tageszeit hat dem Gespräch Luft gegeben, der Rest ist Handwerk. Alex hat den Zeitdruck des Kunden ernst genommen, 2 Minuten versprochen und gehalten.

Block statt Streuung: So schützt du die gute Zeit

Ein gutes Fenster hilft nur, wenn du es auch am Telefon verbringst. Ein fester Block schützt sie vor Mails und Meetings.

• Trag deine Telefonblöcke als Termine in den Kalender, 60 bis 90 Minuten am Stück.
• Leg Mails und Recherche in andere Zeiten, damit der Block nur dem Telefon gehört.
• Ruf in deinem besten Fenster zuerst die an, die du am liebsten erreichen willst.
• Mach nach jedem Block 10 Minuten Pause, damit deine Stimme im dritten Block klingt wie im ersten.
• Bleib bei Mailbox und Sekretariat kurz: Dafür gibt es Sätze für die Mailbox und die Methode zum Vorzimmer.

Was du nach 4 Wochen weißt

Nach 4 Wochen hast du etwa 200 Zeilen. Dann kennst du für jede deiner Zielgruppen ein Fenster, das für dich funktioniert, und eine Zahl, die du pflegen kannst. Der Ablauf des Anrufs selbst steht bei Telefonakquise Tipps, die Terminfrage bei Terminvereinbarung am Telefon. Ein Blick auf die Kennzahlen für Verkäufer hilft dir, aus deinen Zeilen ein Wochenblatt zu machen. Wie du den Block in den Tag einbaust, zeigt die Tagesplanung im Vertrieb.

Häufige Fragen

• Wann ist die beste Zeit für Telefonakquise?

  Das hängt von deiner Zielgruppe ab. Starte mit einer Annahme je Gruppe, zum Beispiel früh am Morgen bei Betrieben, und prüfe sie 2 Wochen mit einem Protokoll.

• Wann sollte man bei der Kaltakquise anrufen?

  Dann, wenn dein Gegenüber am Platz ist und einen Moment hat. Wen du anrufen darfst, klärst du vorher, bevor es um die Uhrzeit geht.

• Welche Uhrzeit ist am besten, um Kunden anzurufen?

  Eine Uhrzeit für alle gibt es nicht. Bei Büros klappt oft der späte Vormittag, bei Betrieben der Rand des Tages. Dein eigenes Protokoll entscheidet.

• Sind Montag und Freitag schlechte Tage für Telefonakquise?

  Das lässt sich nicht pauschal sagen. Nimm beide Tage in dein Protokoll auf und vergleiche sie mit den anderen, sobald du je Tag etwa 20 Anrufe hast.

• Soll ich vor 8 Uhr anrufen?

  Bei Betrieben, deren Inhaber früh am Platz sind, kann das gut funktionieren. Halte den Anruf dann kurz und trag das Ergebnis in dein Protokoll ein.

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