Terminvereinbarung am Telefon: Leitfaden mit Beispielen

Ziel des Anrufs: nur der Termin

Wer am Telefon das Produkt erklärt, bekommt Fragen, Einwände und am Ende ein „Schicken Sie mir etwas“. Wer nur den Termin verkauft, bekommt 20 Minuten, in denen er fragen und zeigen kann.

Stell dir den Anruf wie den Einlass an einer Tür vor. Du musst nicht erklären, was im Haus steht. Du sagst, warum es sich lohnt hereinzukommen, und nennst die Uhrzeit.

Die 5 Bausteine für die telefonische Terminvereinbarung

• Anlass in 1 Satz: Warum du gerade bei ihm anrufst. Ein echter Bezug schlägt jeden allgemeinen Satz. Beim Gesprächsstart hilft dir der Gesprächsleitfaden für die Telefonakquise.
• Nutzen des Termins: Was er nach 20 Minuten in der Hand hat, zum Beispiel eine Rechnung mit seinen eigenen Zahlen.
• 2 Vorschläge: Zwei Zeiten an verschiedenen Tagen, beide wirklich frei. Nenn eine genaue Uhrzeit wie 9:40 Uhr, die wirklich frei ist.
• Bestätigung: Du sagst Tag, Uhrzeit und Ort noch einmal laut, und er sagt „Passt“.
• Absicherung: Eine Mail mit Kalendereinladung am selben Tag, eine kurze Erinnerung am Vortag.

Sätze für die Terminfrage nach Situation

Beispiel: Anruf bei einer Hausverwaltung

Beispiel, ausgedacht. Dennis ruft die Verwalterin zurück. Ihre Hausverwaltung hat per Formular ein Angebot für die Wartung von Rauchmeldern angefragt.

• Dennis: „Guten Morgen, hier ist Dennis vom Wartungsdienst für Rauchmelder. Sie hatten gestern ein Angebot für die Rauchmelder in Ihren Häusern angefragt.“
• Kundin: „Ja, das stimmt. Schicken Sie mir einfach die Preise.“
• Dennis: „Gern. Die Preise hängen von der Zahl der Wohnungen und der Melder ab. Ich rechne sie in 20 Minuten mit Ihnen durch, dann haben Sie eine Zahl, die stimmt. Passt Dienstag um 9:40 Uhr oder Donnerstag um 14:20 Uhr besser?“
• Kundin: „Donnerstag um 14:20 Uhr.“
• Dennis: „Dann trage ich Donnerstag, 14:20 Uhr ein. Ich schicke Ihnen gleich eine Einladung. Haben Sie die Liste Ihrer Häuser griffbereit?“

Was im Beispiel passiert ist

Die Kundin wollte Preise per Mail. Dennis hat den Wunsch ernst genommen, aber den Grund genannt, warum ein Termin ihr mehr bringt. Dann kamen 2 Zeiten und die Bestätigung. Am Ende steht eine kleine Aufgabe für sie, die Liste der Häuser. Wer etwas vorbereitet, sagt seltener ab.

Kommt der Wunsch nach der Mail öfter, findest du die Antwort auf der Seite Einwand „Schicken Sie mir was per Mail“.

Wann die 2 Vorschläge helfen und wann nicht

Die Form mit 2 Zeiten gibt dem anderen eine kleine Wahl statt eines großen Ja oder Nein. Sie funktioniert, wenn beide Zeiten wirklich frei sind und an verschiedenen Tagen liegen. Sagt jemand klar, dass er keinen Termin will, antwortest du zuerst auf das Nein. Die Gründe und Grenzen stehen auf der Seite Alternativfragen im Verkaufsgespräch.

Wen du für einen Termin anrufen darfst

Du vereinbarst Termine nur bei Menschen, die du anrufen darfst. Bei Privatpersonen braucht es dafür vorher eine ausdrückliche Einwilligung, bei Firmen gelten andere Regeln. Was gilt, steht auf der Seite Kaltakquise: was erlaubt ist. Das ersetzt keine Rechtsberatung.

Nach dem Anruf: 3 Dinge in der ersten Stunde

• Schick die Einladung mit Ort, Uhrzeit und der Frage, was er mitbringen soll.
• Schreib auf, welche Wörter er benutzt hat. Mit denen beginnst du den Termin.
• Trag dir ein, was du vorbereitest, zum Beispiel 3 Zahlen aus seiner Anfrage.
• Setz dir die Erinnerung für den Vortag, 1 Satz reicht: „Ich freue mich auf morgen 9:40 Uhr.“

Wenn niemand abnimmt

Sprich auf die Mailbox in 15 Sekunden: Name, Anlass, 1 Satz Nutzen und die Zeit, zu der du es noch einmal versuchst, zum Beispiel morgen um 10:10 Uhr. Dann hat dein zweiter Anruf einen Grund. Hat er dir in seiner Anfrage seine Mailadresse gegeben, schreibst du danach eine kurze Mail mit demselben Anlass und deiner Nummer. Willst du am Telefon kurz sagen, was du anbietest, findest du Vorlagen bei den Elevator-Pitch-Beispielen.

4 Fehler bei der Terminvereinbarung am Telefon

• Mit „Haben Sie kurz Zeit?“ starten. Die Frage lädt zum schnellen Nein ein. Nenne lieber den Anlass.
• 3 oder mehr Zeiten anbieten. Dann sortiert der andere, statt zu wählen.
• Den Termin nicht bestätigen. Ohne Mail und Erinnerung vergessen viele ihn, auch wenn sie zugesagt haben.
• Im Termin nur dein Produkt zeigen. Den Termin hast du mit einem Nutzen verkauft, also liefere ihn auch.

Häufige Fragen

• Wie läuft eine Terminvereinbarung am Telefon ab?

  Du nennst den Anlass, den Nutzen des Termins und 2 konkrete Zeiten. Dann bestätigst du Tag und Uhrzeit laut und schickst am selben Tag eine Einladung.

• Wie vereinbare ich einen Termin am Telefon, ohne aufdringlich zu klingen?

  Mit einem echten Anlass und einem kleinen Ziel: 20 Minuten, ein konkretes Ergebnis. Aufdringlich klingt, wer das Produkt schon am Telefon erklären will.

• Wie viele Terminvorschläge soll ich machen?

  Genau 2, an verschiedenen Tagen und beide wirklich frei. Bei mehr Vorschlägen fängt der andere an zu sortieren.

• Was sage ich, wenn er nur Infos per Mail will?

  Nimm den Wunsch ernst und nenne den Grund, warum ihm ein Termin mehr bringt, zum Beispiel eine Rechnung mit seinen Zahlen. Danach kommen die 2 Zeiten.

• Wie vermeide ich, dass der Termin platzt?

  Bestätige ihn laut, schick eine Einladung und gib dem anderen eine kleine Aufgabe für den Termin. Eine kurze Erinnerung am Vortag hilft zusätzlich.

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