Follow up Mail nach dem Termin: Aufbau, Zeitpunkt und 3 Muster

Was eine Follow up Mail nach dem Termin leistet

Nach einem Gespräch weiß jeder etwas anderes noch. Die Mail legt fest, was gilt: was besprochen wurde, was du tust und was der Kunde tut. Sie ist auch dein Beleg, falls später jemand fragt, was vereinbart war.

Die Methode: 5 Bausteine in 24 Stunden

Eine gute Follow up Mail passt auf einen Bildschirm. Sie hat immer dieselben 5 Bausteine, und du schreibst sie in 5 Minuten, wenn du dir die Notizen direkt nach dem Termin machst.

• Betreff mit Bezug: „Unser Gespräch am Dienstag zur Lagerverwaltung“.
• Dank mit einem Detail: Nenne etwas, das der Kunde selbst gesagt hat.
• 3 Punkte zum Besprochenen: Was ist ihm wichtig, was ist offen, was hast du zugesagt.
• Nächster Schritt mit Datum: Wer tut was bis wann.
• Offene Frage zum Schluss, die zum Antworten einlädt.

Muster 1: nach dem Erstgespräch

Dieses Muster schreibst du nach einem ersten Termin, bei dem du den Bedarf geklärt hast. Es passt gut zur Vier-Fragen-Treppe fürs Erstgespräch.

• Betreff: Unser Gespräch am Dienstag zu Ihrer Lagerverwaltung
• Guten Tag, danke für die 40 Minuten heute. Besonders hängen geblieben ist mir Ihr Satz, dass Sie im Lager jeden Freitag 2 Stunden mit der Inventur verlieren.
• Das haben wir besprochen: Die Inventur soll in unter 30 Minuten laufen. Der Zugriff soll von 3 Standorten gehen. Offen ist, ob Ihr Chef bei der Auswahl mitredet.
• Von mir bekommen Sie bis Donnerstag ein Angebot für die Variante mit 3 Standorten.
• Wer in Ihrem Haus sollte das Angebot außer Ihnen noch sehen?

Muster 2: nach einem Meeting mit mehreren Personen

• Betreff: Zusammenfassung unseres Meetings vom 12. November
• Guten Tag zusammen, vielen Dank für die Zeit heute. Eine Kollegin von Ihnen hat gefragt, wie lange die Einführung dauert. Meine Antwort: etwa 3 Wochen bei 12 Nutzern.
• Ich fasse zusammen: Start im Januar. Schulung für 12 Personen. Ansprechpartnerin im Haus ist Mia.
• Ich schicke Ihnen bis Montag den Ablaufplan.
• Was braucht Ihr Team noch, damit der Start im Januar klappt?

Muster 3 und Beispiel: nach dem Angebotstermin

Alex hat dem Kunden nach der Vorstellung des Angebots eine Mail geschickt. Namen sind erfunden. Kurz darauf kommt die Antwort.

• Alex (Mail): „Guten Tag, danke für Ihre Fragen zum Angebot. Die 3 wichtigsten: Laufzeit, Support, Preis je Nutzer. Ich schicke Ihnen bis Donnerstag die Antworten auf Support und Laufzeit. Was wäre Ihnen beim Preis noch wichtig?“
• Kunde: „Danke für die schnelle Mail. Beim Preis ist mir wichtig, dass keine Nebenkosten dazukommen.“
• Alex: „Das nehme ich mit. Ich stelle Ihnen im Angebot alle Kosten auf einer Seite zusammen. Passt Ihnen ein Telefonat am Donnerstag, um die Seite gemeinsam durchzugehen?“

Was im Beispiel passiert ist

Die Mail hat den Termin zusammengefasst und eine offene Frage gestellt. Der Kunde hat sie beantwortet und damit seinen wichtigsten Punkt genannt. Aus der Antwort entsteht der nächste Schritt mit Datum. Wie du danach weitermachst, zeigt Angebot nachfassen ohne zu nerven.

Betreffzeile und Anhang

Die Betreffzeile entscheidet, ob die Mail im Posteingang gefunden wird. Nenne den Termin und das Thema: „Unser Gespräch am Dienstag zur Lagerverwaltung“. Wörter wie „Kurze Nachfrage“ gehen im Stapel unter. Hängst du etwas an, nenne den Anhang im Text und sag, was der Kunde darin findet: „Im Anhang steht der Ablaufplan, Seite 2 zeigt die Einführung.“ So öffnet er ihn und liest dort weiter, wo es für ihn wichtig ist.

Wenn keine Antwort kommt

Bleibt die Antwort nach 3 bis 5 Werktagen aus, schreibst du keine zweite Mail mit demselben Inhalt. Du sendest etwas Neues: ein Beispiel, eine Antwort auf eine offene Frage oder eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Zahl. Der Betreff bleibt derselbe, so landet die Mail im selben Verlauf, und der Kunde sieht gleich, worum es geht.

Setz dir im Kalender einen Termin, an dem du die Antwort prüfst, und trag ihn gleich beim Absenden ein. Wer nur im Kopf hat, dass er nachfassen will, tut es meistens nicht.

Eine Vorlage, die du dir abspeicherst

Lege dir die 5 Bausteine als Textbaustein im Mailprogramm an und fülle sie nach jedem Termin mit den Wörtern des Kunden. Das spart dir 3 Minuten pro Mail und verhindert, dass du einen Baustein vergisst. Ändere nur die Teile, die sich auf den Kunden beziehen: das Detail beim Dank, die 3 Punkte und das Datum. Der Rest bleibt stehen und gibt deinen Mails einen Wiedererkennungswert.

Lies jede Mail vor dem Senden einmal laut. Stolperst du über einen Satz, wird ihn der Kunde auch nicht flüssig lesen.

5 Fehler bei der Follow up Mail

• Zu spät: Nach 3 Tagen wirkt die Mail wie eine Pflichtübung.
• Zu lang: Bleib unter 150 Wörtern, dann liest er sie bis zum Ende.
• Ohne Datum: „Ich melde mich“ bindet niemanden. „Bis Donnerstag“ bindet beide.
• Ohne Frage: Eine Mail ohne Frage braucht keine Antwort.
• Mit Anhängen, die niemand erwartet: Schick nur, was du im Gespräch angekündigt hast.

Follow up Mail nach Telefonat und nach Messe

Der Aufbau bleibt derselbe. Nach einem Telefonat reichen 3 Sätze: Dank, 1 Zusage, 1 Frage. Nach einer Messe schreibst du, wenn der Kunde dich um Unterlagen gebeten hat, und nennst den Ort im Betreff, damit der Kunde dich sofort zuordnet: „Messe Frankfurt, Stand 5, unser Gespräch zu Ihrer Software“. Ist der Kunde nicht auf dein Angebot eingegangen, helfen dir die Kaufsignale beim Einschätzen, wie weit er ist. Zur Rechtslage bei Werbemails steht Sachliches bei Kaltakquise: was erlaubt ist. Das ersetzt keine Rechtsberatung. Trag jeden Termin danach in deine Sales Pipeline ein, mit dem Datum für den nächsten Kontakt. Bei Kunden mit hohem Customer Lifetime Value lohnt sich die Mühe für eine persönliche Mail besonders.

Häufige Fragen

• Wie schreibe ich eine Follow up Mail nach einem Meeting?

  Mit Betreff zum Meeting, Dank, 3 Punkten zum Besprochenen, nächstem Schritt mit Datum und einer offenen Frage.

• Wann schicke ich eine Follow up Mail nach dem Termin?

  Innerhalb von 24 Stunden, am besten am selben Abend. Dann ist das Gespräch bei beiden frisch.

• Was gehört in eine Follow up Mail nach einem Gespräch?

  Dank mit Detail, Zusammenfassung, nächster Schritt mit Datum und eine Frage. Nicht mehr als 150 Wörter.

• Wie lange warte ich auf eine Antwort?

  Etwa 3 bis 5 Werktage. Danach meldest du dich mit einem neuen Nutzen, wie im Zeitplan unter „Angebot nachfassen“.

• Was ist eine Follow up Mail auf Deutsch?

  Eine Nachfassmail: Sie folgt auf einen Termin oder ein Angebot und hält Absprachen fest.

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